Oggi parliamo di “Tenancy Management”, argomento che dovrebbe suscitare l’interesse di molti nostri lettori, dal momento che questo blog è frequentato, in gran parte, da grandi imprese.

Vista l’esigenza di razionalizzazione delle risorse, anche nella gestione dell’housing, da parte di tanti nostri clienti, abbiamo chiesto all’amico Marco Ferrario – che da tempo conosciamo come imprenditore lungimirante, esperto in materia e creatore di

http://tenancy.it/

– di illustrarci tutti i vantaggi e le opportunità di questo nuovo modo di gestire gli immobili aziendali.

Che cos’è Tenancy

Il Tenancy, e tutti i processi ad esso correlati, è un business che si basa sul principio fondamentale della conservazione delle risorse vitali per l’azienda, ed attualmente in espansione.

Il tenancy è un servizio che fa leva sul business dell’housing, completandolo e integrandolo.

Durante l’ultimo decennio abbiamo assistito ad un fenomeno significativo: i grandi gruppi muovono le loro risorse principali con maggiore frequenza e in numero significativamente superiore.

Secondo recenti studi, il modo migliore per conservare in azienda una risorsa strategica, non è più quello di offrire benefit come macchine e telefoni (che ormai vengono considerati commodities), ma è quello di offrire il vantaggio dell’Housing diretto. Per le aziende, locare direttamente gli immobili e darli in godimento temporaneo al dipendente rappresenta un notevole  vantaggio  dato che, rispetto ad un aumento in busta paga, la concessione di un appartamento è caratterizzato da un carico fiscale inferiore e vantaggioso.

In poche parole, il Tenancy è un servizio ideale per quelle aziende che hanno un numero consistente di appartamenti in affitto ai propri dipendenti, alle quali conviene esternalizzare il servizio gestionale in grado di monitorare in modo rapido, completo ed efficace tutto quello che accade nel naturale decorso del contratto.

Inoltre il servizio ha una duplice declinazione: da una parte controlla il processo al fine di monitare i costi, dall’altra si rivolge alle grandi proprietà immobiliari che gestiscono direttamente i loro immobili. Visto in quest’ottica il servizio ha lo scopo di individuare, monitorare ed eliminare tutti gli onerosi processi di gestione caratteristici  di questo tipo di attività,  massimizzando i guadagni.

Quindi in azienda esiste un Tenancy Manager?

In alcuni casi esiste e ha delle responsabilità ben precise, in altri le aziende ci scelgono per mandare il processo in outsourcing. Per quanto concerne il primo caso il Tenancy manager ha, in primo luogo, il compito di mettere in collaborazione diversi ruoli aziendali che concorrono alla gestione del processo:

• HR per tutto quello che concerne il dipendente.
• Facility per tutto quello che concerne l’immobile
• Tesoreria per tutto quello che concerne l’aspetto amministrativo
• Legal per l’aspetto legato alla contrattualistica

In secondo luogo ha l’obbligo di garantire da un punto di vista statico le condizioni di affido dell’appartamento in entrata e in uscita e, da un punto di vista dinamico, la puntualità delle attività connesse al contratto di locazione.

Ad oggi i compiti del Tenancy manager sono frammentati e le piattaforme utilizzate (ove presenti) spesso e volentieri non sono in grado di  controllare il flusso di informazioni al fine prevenire e risolvere le insidie nascoste in questo genere di attività.

C’è da sottolineare un altro aspetto fondamentale, il processo non è considerato Core per le aziende, con questa attività le aziende non fatturano, pertanto diventa per loro vitale usare strutture esterne che gestiscano in autonomia il processo o che eroghino supporto strategico al Tenancy manager nell’esecuzione dei suoi compiti.

Quindi che obiettivo avete? Qual è la vostra visione?

Ha presente cosa accadeva un decennio fa, forse più, a livello facility management per la gestione delle flotte auto? I servizi generali si occupavano in prima persona di controllare le assicurazioni, le manutenzioni ordinarie, i sinistri e tutto quanto era pertinente alle auto aziendali, con un conseguente e negativo impatto economico sull’azienda . Oggi esistono società preposte che gestisco le flotte auto aziendali.

Il nostro business oggi è come quello dalla gestione flotte auto un decennio fa, la nostra visione è che, a breve le aziende richiederanno di locare appartamenti con lo stesso approccio.

Ma come lo fate?

Ad oggi esistono due servizi modulari e integrabili :

• Tenancy Management
• Tenancy Maintenance

Il Tenancy Management è un servizio che viene erogato attraverso il nostro portale Tenancy Management System, il portale è stato costruito utilizzando la tecnologia Cloud ovvero tutti i dati vengono indicizzati in modalità sicura nel nostro DB e vengono archiviati nella nostra server farm.

I clienti, per accedere ai nostri servizi, necessitano semplicemente di una connessione ad internet, non sono obbligati a gestire l’infrastruttura o ad aggiornare software, facciamo tutto noi, ogni miglioramento del sistema viene attivato senza che il cliente subisca un blocco delle performance.

All’interno del Tenancy Management System trovano tutte le informazioni relative agli immobili, ai dipendenti e a tutte le scadenze che interessano la locazione.

Tutti gli immobili vengono censiti e la documentazione indicizzata (piantine, Foto repertorio per pratiche di check in e check out) i contratti, le aperture delle utenze i dati personali del dipendente, del locatore, dell’amministratore di condominio.

Tenancy Management System consente di impostare l’accesso in funzione del dipartimento coinvolto: ad esempio la tesoreria avrà accesso ai dati relativi a pagamenti e scadenze e il dipartimento legale alla contrattualistica. Ogni ufficio quindi potrà gestire la propria parte di competenza e quindi il processo risulterà maggiormente controllabile, grazie anche ad una maggiore sinergia tra di essi.

Inoltre può essere adattato in base alle policies e alle esigenze aziendali.

Il grande vantaggio è individuabile dal fatto che la piattaforma, una volta implementata, è in grado di inviare tutti i report richiesti al dipartimento dedicato: ad esempio, invierà i report e le scadenze di pagamento in modo automatico alla tesoreria che quindi dovrà solamente occuparsi del controllo, ottimizzando quindi la gestione del tempo ed aumentandone l’efficienza.

Il motore è in grado di offrire un set di report necessari all’analisi del processo e in totale  autonomia, senza che il cliente acceda al portale, invia un Alert automatico all’avvicinarsi di una scadenza.

Inoltre all’interno del Tenancy Management System sono implementate tutte le funzioni per la gestione, l’archiviazione e la reportistica delle manutenzioni ordinarie e del pagamento delle utenze.

Il tenancy Maintenance è stato creato per assolvere, a livello nazionale, alle richieste di intervento per ripristino guasti a tutti gli impianti da parte di personale specializzato, ogni cliente ha una tessera con un numero di matricola, al sopraggiungere di un qualsiasi evento di blocco non deve fare altro che chiamare il nostro call center operativo 24 ore su 24, 7 giorni su sette, seguire la procedura indicata dall’operatore per individuare il tecnico meglio indicato e attendere la chiamata e successivamente l’intervento.

Abbiamo stretto alleanze con oltre un migliaio di figure specializzate a livello nazionale e operiamo ovunque.

Chi utilizza Tenancy Maintenance gode di molti vantaggi come:

• Controllo dei costi: Tutte le Tariffe sono concordate e accettate anticipatamente e prevedono qualsiasi tipo di intervento per qualsiasi fascia oraria (materiali esclusi)
• Unico punto di contatto: Spesso e volentieri l’inscrizione di diversi fornitori, soprattutto in presenza di determinati gestionali creati per le aziende medio grandi, rappresentano un problema. Il vantaggio di avere un unico fornitore porta notevoli benefici dal punto di vista organizzativo.
• Controllo delle attività: Tenancy Maintenance apre un Trouble ticket trasparente che segue l’intervento dalla sua apertura alla chiusura. E il Call center effettua un controllo costante e personale sulla gestione del guasto.

La domanda è di rito…. Ma quanto costa?

In realtà il costo è irrisorio, diciamo che con poche centinaia di euro ad appartamento il cliente è in grado di assegnare la gestione di questo processo ad un azienda preparata ed efficiente libero di dedicarsi a vincere le sfide che il suo mercato pone.

Detto questo, cosa consiglia ai lettori?

Se qualcuno si fosse identificato nella tipologia di cliente di Tenancy non deve fare altro che andare  sul nostro sito e contattarci.

Inoltre nel sito troverete tutte le info, la demo del portale e il BLOG.

Saremo lieti di analizzare le vostre esigenze e, certamente, troveremo una soluzione.